Jessie Eby contribuyó a este blog. For the English version, click here.
Lo entendemos: como dueño de un pequeño negocio, usted ya está manejando muchísimas responsabilidades. Agregar una cuenta financiera más puede parecer innecesario, pero si alguna vez ha pasado horas clasificando transacciones de Venmo antiguas o cargos misteriosos al preparar sus impuestos, sabe lo caóticas que pueden volverse las cosas cuando sus cuentas personales y las del negocio están mezcladas.
Separar sus finanzas personales y las de su negocio es uno de los pasos más inteligentes (y simples) que puede tomar para proteger su negocio, su tranquilidad y su futuro. Ya sea que esté comenzando o lleves años operando, aquí te explicamos por qué esta separación financiera es importante y cómo lograrla.
¿Por qué debo separar las finanzas personales y las del negocio?
Dividir sus finanzas personales y las del negocio simplifica la contabilidad, protege los activos personales y establece credibilidad.
Claridad contable
Tener cuentas separadas hace que la contabilidad y la declaración de impuestos sean muchísimo más fáciles. Cuando los fondos personales y del negocio se mezclan, se vuelve muy difícil identificar qué gastos son deducciones legítimas del negocio, lo cual puede llevar a pagar más impuestos. También le permite identificar deducciones perdidas y evitar una revisión adicional por parte de las autoridades fiscales.
Protección de sus bienes
Mezclar sus finanzas personales y del negocio podría hacer que pierda las protecciones legales que le brinda la estructura de su negocio. La doctrina del “velo corporativo” protege sus bienes personales de posibles demandas contra su negocio, pero esta protección deja de existir tan pronto como utiliza la cuenta del negocio para gastos personales o viceversa.
Establecer credibilidad
Si su negocio necesita un préstamo, los inversionistas, prestamistas y bancos requerirán registros financieros claros para determinar la salud financiera de su empresa. Si sus fondos personales y empresariales están mezclados, puede generar dudas sobre la gestión de su negocio. Mantener las finanzas separadas genera confianza en que su empresa es legítima, organizada y está lista para crecer.
¿Está pensando en solicitar un préstamo? Consulte nuestros cinco consejos para quienes piden un préstamo por primera vez.
¿Cuándo debo abrir una cuenta de negocio?
Muchos dueños de nuevos negocios creen que pueden esperar hasta “ser de tiempo completo” o hasta formar una LLC para abrir una cuenta de negocio, pero mientras antes diferencien sus finanzas, mejor.
Incluso los propietarios únicos, que no están legalmente obligados a abrir cuentas de negocio, se benefician de la claridad y organización que ofrece. Además, si el negocio crece o se enfrenta a una auditoría, tener registros financieros limpios puede ahorrar muchos dolores de cabeza en el futuro.
Cómo separar las finanzas personales y las del negocio
Si aún no ha establecido una cuenta de negocio, aquí tienes algunos pasos sencillos.
Solicitar un EIN
Una vez que elija una estructura empresarial y la constituya oficialmente, podrá solicitar un Número de Identificación del Empleadorl (EIN). Este número funciona como el número de identificación fiscal federal de su negocio, similar a cómo el Número de Seguro Social identifica a una persona.
Puede solicitar un EIN directamente al Servicio de Impuestos Internos (IRS) de forma gratuita. Tenga cuidado con los sitios web que cobran por obtener un EIN.
Abrir una cuenta bancaria para su negocio
Puede abrir una cuenta bancaria para su empresa en cuanto reciba su EIN. Le recomendamos seguir con el banco que utiliza para sus cuentas personales, pero es recomendable comparar opciones antes de decidir. Cada banco ofrece productos diferentes y debe considerar cuáles benefician más a su negocio. Una relación sólida con su banco beneficiará a su negocio a largo plazo, así que elija sabiamente.
Configure servicios públicos y contratos a nombre de su negocio
Cualquier servicio o contrato que utilice para su negocio debe estar a nombre de su empresa y pagarse con su cuenta de negocio. Algunos ejemplos comunes incluyen el servicio de internet, las líneas telefónicas, las suscripciones de software y los servicios públicos. Esto refuerza la independencia de su negocio y simplifica la contabilidad.
Uso de artículos personales
Si utiliza bienes personales para fines del negocio (como su vehículo o una oficina en casa), lleva un registro detallado de ese uso. Existen varios programas de contabilidad que le ayudan a rastrear y categorizar gastos, y muchos cuentan con aplicaciones móviles para que pueda hacerlo mientras se desplaza.
¿Cómo me pago a mí mismo?
Pagarse a sí mismo depende de la estructura de su negocio.
Propietarios únicos y LLC de un solo miembro: Recibirá un retiro como propietario, transfiriendo dinero de su negocio a su cuenta personal. No se requiere nómina, pero la consistencia ayuda con la planificación del presupuesto y del flujo de efectivo.
Corporación S y Corporación C: Se considera empleado y debe pagarse un salario razonable a través de la nómina, con impuestos retenidos.
Sea cual sea su estructura empresarial, evite retiros aleatorios para uso personal. Trate su salario como cualquier otra transacción del negocio. Regístrelo correctamente y mantenga sus libros contables en orden.
¿Cuánto debo reservar para impuestos?
Una buena regla general: reserve entre el 25 % y el 30 % de sus ganancias netas para cubrir los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y el impuesto sobre la renta. Por supuesto, deberá asegurarse de recaudar el impuesto sobre las ventas y reservarlo (idealmente en una cuenta separada) para pagar sus impuestos.
Obtenga más información sobre el impuesto sobre las ventas aquí. Esta información es solo orientativa; consulte a su asesor fiscal para obtener más información. También puede consultar el Centro de Impuestos para Trabajadores por Cuenta Propia del IRS para obtener orientación.
¿Mi negocio necesita una tarjeta de crédito?
Una tarjeta de crédito comercial puede ayudar a separar gastos, construir crédito empresarial y obtener recompensas, pero solo si se administra de manera responsable. Pagar la totalidad de la deuda, mantener una utilización baja (30% o menos) y evitar mezclar gastos personales son clave. Para obtener más información sobre el crédito, consulte la Serie para pequeñas empresas: ¿Qué es una puntuación crediticia? y la Serie para pequeñas empresas: Cómo reconstruir su crédito.
Incluso si ha mezclado sus finanzas en el pasado, hoy puede empezar de nuevo. Los prestamistas e inversionistas se enfocan principalmente en los registros de los últimos 12 meses, así que mientras antes establezca una separación clara, más rápido construirá confianza y credibilidad.
¿Necesita ayuda para organizar sus sistemas financieros o para desarrollar un plan que se adapte a su negocio? Estamos aquí para ayudarle a construir una base sólida mediante capacitación y recursos para pequeñas empresas.
