Por J'Nan Ensz, miembro gerente de Accounting and Business Consulting LLC en Beatrice, Nebraska; Jessie Eby contribuyó a este blog.
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Muchas pequeñas empresas comienzan como un poderoso equipo de uno o dos y rápidamente reconocen la necesidad de ayuda adicional. Además de ejecutar las tareas para el negocio, probablemente también esté ejecutando trabajos detrás de escena, como limpieza y mantenimiento, finanzas, marketing y más. ¿Cree que es hora de agregar uno o dos empleados a la mezcla para ayudar a compartir la carga? Ya sea que esté pensando en contratar pronto o más tarde, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.
1. ¿Puede permitirse contratar a un empleado?
Lo más importante a considerar es si puede pagarle a un empleado. Aunque puede ser bueno tener un par de manos extra, eso podría crear tensión financiera. Es importante ser realista con sus proyecciones financieras y errar por el lado conservador. Consulte su Business Plan y registros financieros para determinar si ahora es el momento de contratar o si necesita esperar y continuar haciendo crecer el negocio por un tiempo.
2. ¿Cuánto cuesta contratar a un empleado?
Comprender el costo de un empleado es un poco más complejo que simplemente considerar su salario. Lo que la mayoría de la gente no se da cuenta es que no pagará simplemente su salario; también deberá tener en cuenta los impuestos sobre la nómina. Independientemente de lo que planee ofrecer como salario, puede esperar agregar alrededor del 10% para cubrir los impuestos sobre la nómina. Es una buena idea establecer una cuenta bancaria separada para retener este 10% adicional, más la retención del empleado. Esto le ayudará a estar seguro de que ha reservado suficiente dinero cuando sea el momento de pagar impuestos.
¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
Los impuestos sobre la nómina incluyen FICA, Medicare, desempleo estatal y desempleo federal. Puede ser difícil obtener una estimación sólida de sus impuestos estatales por desempleo, ya que está determinado por la línea de negocios en la que se encuentra. Si se trata de una profesión con una tasa de rotación más alta, sus impuestos por desempleo serán mayores.
¿Qué es el seguro de compensación para trabajadores? ¿Tu negocio lo necesita?
La compensación para trabajadores cubre a los empleados en caso de lesiones accidentales en el trabajo y es un requisito para todos los empleadores, sin importar la línea de trabajo. Si tiene empleados, debe tener un seguro de compensación para trabajadores. Las primas varían según el nivel de riesgo asociado con el trabajo.
3. ¿Qué tipo de empleado necesita?
No hay dos negocios iguales, y las necesidades de empleo pueden variar. Determinar el volumen de trabajo que tiene disponible y la cantidad de dinero que puede ofrecer puede ayudarlo a discernir el tipo de empleado que está buscando. Además de considerar las necesidades de su negocio, también debe tener en cuenta leyes laborales estrictas que lo ayudarán a determinar el tipo de empleado que puede contratar.
Empleados asalariados
Un empleado asalariado es aquel que gana una cantidad fija de dinero independientemente de las horas trabajadas. Los empleados asalariados deben ganar al menos $35,568 en el estado de Nebraska, el umbral salarial actual determinado por la Ley de Normas Laborales Justas. Puede obtener más información sobre la Ley de normas laborales justas esta página. Por lo general, a los empleados asalariados también se les ofrece un paquete de beneficios que incluye tiempo libre pagado (vacaciones y días de enfermedad) y cobertura de atención médica.
Empleados por hora
Un empleado por hora es, como parece, pagado en función de las horas que trabaja. Se les debe pagar horas extras si trabajan más de 40 horas en una semana. En general, los empleados a tiempo parcial cobran por hora. A los empleados por hora a menudo no se les ofrece tiempo libre pagado o cobertura de atención médica.
Empleados exentos vs no exentos
Además, hay empleados exentos y no exentos. Un empleado exento está exento de las regulaciones de horas extras de la Ley de Normas Laborales Justas y, por lo tanto, no es elegible para recibir el pago de horas extras. Estos empleados suelen ser asalariados y suelen desempeñar funciones administrativas, profesionales o ejecutivas. A un empleado no exento generalmente se le paga por hora y gana un salario de menos de $35,568 al año. A los empleados no exentos se les debe pagar horas extras cuando sus horas semanales excedan las 40.
Empleados vs contratistas independientes
Como se mencionó anteriormente, si tiene un empleado, deberá contabilizar los impuestos sobre la nómina y la compensación laboral además de los salarios que planea ofrecer y los beneficios que planea proporcionar. Si bien pueden ser de medio tiempo o de tiempo completo, trabajarán únicamente para usted mientras estén trabajando y usted estará a cargo de su capacitación y supervisión.
Un contratista independiente tiene su propio negocio, declara sus propios impuestos y no recibe ningún beneficio de usted. Por lo general, no se le exigirá que lleve la compensación de los trabajadores. Sin embargo, existen reglas que determinan si se le permite tratar a alguien como contratista independiente. Además, en términos generales, un contratista independiente cumplirá funciones que no generarán ingresos para su negocio, sino que lo ayudarán a mantenerlo. Algunos ejemplos de esto serían contratar a un limpiador semanal, subcontratar el mantenimiento de su sitio web o trabajar con un diseñador. Tenga en cuenta que el IRS tiene nueve criterios que determinan si alguien es verdaderamente un contratista independiente.
4. Cómo contratar a un empleado
Antes de contratar a un empleado, necesitará que llene una solicitud. Las plantillas de solicitud genéricas se pueden encontrar en línea, pero si necesita una solicitud con preguntas más específicas relacionadas con su negocio, querrá consultar con un especialista en recursos humanos. Hay ciertas cosas que no puede preguntar en una solicitud de empleo y palabrería que debe evitar usar. Un profesional de recursos humanos puede guiarlo para garantizar que cumpla con todas las leyes laborales.
Una vez que haya contratado a su empleado, deberá completar un W4 y un formulario I-9. El W4 es un formulario de impuestos que le permite a su empleado indicar cuánto debe retenerse de su cheque para impuestos federales. El formulario I-9 se usa para verificar la identidad del empleado y confirmar que es ciudadano de los EE. UU. o que tiene permiso para trabajar en los EE. UU.
5. Evitar problemas de cumplimiento
Como propietario de una pequeña empresa, es probable que sea bastante ingenioso y rudimentario; es probable que su espíritu emprendedor sea la razón por la que ha llegado tan lejos en su negocio. Sabemos que es tentador tratar de abordar sus finanzas y contabilidad, pero una vez que agrega empleados a la mezcla, las cosas se vuelven más complejas. Hay muchos problemas de cumplimiento a tener en cuenta y siempre es inteligente tener un profesional de su lado. Sugerimos encontrar profesionales financieros y de recursos humanos de confianza para recibir orientación.
Puede encontrar las normas laborales de Nebraska en dol.nebraska.gov.
El Centro de Asuntos Rurales ofrece asistencia comercial personalizada a empresarios y propietarios de pequeñas empresas en todo el estado. Nuestros especialistas y consultores comerciales pueden trabajar con usted de forma virtual o en persona en la planificación comercial, los objetivos financieros y más. Para solicitar una cita, envíe un correo electrónico wbc@cfra.org.
