Per a la versió en espanyol, feu clic aquí.
Com a propietaris de petites empreses, és fàcil deixar-se atrapar pel dia a dia. Una eina per fer un pas enrere i veure més enllà de les demandes diàries és un compte de resultats.
Crear un compte de pèrdues i guanys permet veure la informació d'ingressos i despeses en un sol lloc. Quan aquesta informació es combina, pot ajudar els emprenedors a entendre clarament el rendiment dels seus negocis.
Aleshores, què és un compte de pèrdues i guanys? Quina informació conté exactament? Com interpreta la informació el propietari d'una petita empresa?
L'últim bloc de la nostra sèrie per a petites empreses respon a aquestes preguntes i més.
Què és un compte de pèrdues i guanys?
Un compte de pèrdues i guanys, de vegades anomenat compte de pèrdues i guanys, és un informe financer que mostra quants diners ha guanyat i gastat una empresa durant un període de temps específic, normalment mensual o trimestral. El compte sovint es revisa anualment i pot incloure altres períodes de temps per a la comparació.
Els ingressos i les despeses es resumeixen per revelar si l'empresa ha obtingut beneficis o pèrdues. Aquesta declaració ajuda els propietaris a comprendre el rendiment de les seves empreses i a prendre decisions informades per al futur. Els ajuda a identificar què funciona, què no funciona i què es pot o s'hauria d'ajustar per al creixement.
Quina informació s'inclou en un compte de pèrdues i guanys?
El compte de pèrdues i guanys té dues seccions: ingressos (benefici) i despeses (pèrdues). Nota: Un compte de pèrdues i guanys mostra els ingressos i les despeses quan es guanyen o s'incorren, no necessàriament quan els diners canvien de mans. (Vegeu més avall.)
Els ingressos inclouen tots els diners que una empresa guanya de les seves operacions normals abans de deduir les despeses. Els elements d'ingressos comuns inclouen: ingressos per vendes o serveis, comissions o honoraris, ingressos per interessos i altres ingressos d'explotació.
Les despeses inclouen tots els costos en què incorre una empresa per operar i generar ingressos. Les categories de despeses habituals són el cost dels béns venuts (COGS), com ara materials, inclòs l'inventari o la mà d'obra directament relacionats amb la producció de béns o serveis; costos de nòmines i contractistes; costos d'ocupació; despeses operatives; màrqueting i publicitat; serveis professionals; assegurances i llicències; transport i viatges; i interessos i depreciació.
Per què són importants els comptes de pèrdues i guanys?
En revisar els ingressos juntament amb les despeses, el propietari pot veure si el negoci funciona amb beneficis, arriba al punt d'equilibri o té pèrdues. Comparar els comptes de resultats al llarg del temps, mensualment o trimestralment, també ajuda a revelar tendències com ara fluctuacions estacionals, creixement de les vendes o augment dels costos que poden requerir atenció.
En què es diferencia un compte de pèrdues i guanys d'un balanç o d'un estat de fluxos d'efectiu?
Un balanç proporciona una instantània de l'empresa en un moment concret. Mostra què posseeix l'empresa (actius), què deu (passius) i el patrimoni net (actius menys passius). En lloc de mesurar el rendiment, reflecteix la posició financera i l'estabilitat general de l'empresa.
Una revisió regular del balanç mostra si l'empresa està generant valor, si té massa deute o si manté prou recursos per complir amb les seves obligacions. Hauries de revisar el teu balanç com a mínim un cop l'any.
Un estat de flux de caixa, en canvi, fa un seguiment del moviment real d'entrada i sortida d'efectiu de l'empresa. Mostra quan es reben diners dels clients i quan es paguen per despeses, pagaments de préstecs o inversions. Una empresa pot semblar rendible en un compte de pèrdues i guanys, però tot i així tenir problemes amb el flux de caixa si els clients paguen lentament o si hi ha grans despeses pendents abans que es cobrin els diners.
L'estat de fluxos d'efectiu mostra si l'empresa té prou efectiu disponible per operar diàriament i complir amb les obligacions a mesura que sorgeixin.
Com ajuda un compte de pèrdues i guanys a la presa de decisions, la fixació de preus, la pressupostació, etc.?
Quan el propietari d'un negoci revisa els ingressos juntament amb els costos directes i les despeses operatives, pot veure ràpidament els seus veritables marges de benefici. Això li permet avaluar si els preus actuals cobreixen els costos i generen prou beneficis per donar suport a la remuneració, la reinversió i/o el creixement del propietari. Si els marges són baixos o disminueixen, el compte de pèrdues i guanys pot indicar quan pot ser necessari un ajust de preus o un canvi en la combinació de productes.
A l'hora de fer un pressupost, el compte de pèrdues i guanys proporciona una línia de base realista. Els patrons històrics d'ingressos i despeses ajuden els propietaris d'empreses a preveure el rendiment futur i a establir límits de despesa assolibles, a més, identifiquen quines despeses són fixes i quines fluctuen amb les vendes, cosa que facilita la planificació per a períodes de lentitud o creixement.
L'ús d'un compte de resultats d'aquesta manera ajuda a eliminar les conjectures a l'hora de fixar preus i pressupostar. Els propietaris d'empreses poden utilitzar números reals per prendre decisions que mantinguin els seus negocis estables i en creixement al llarg del temps.
Amb quina freqüència hauries d'actualitzar el teu compte de pèrdues i guanys?
Actualitzeu i reviseu el vostre compte de pèrdues i guanys de manera regular, ja sigui mensual o trimestral.
Quines preguntes hauries de fer cada vegada que revises el teu compte de pèrdues i guanys?
Comença per analitzar el panorama general: el negoci és rendible en aquest període i com es compara amb els mesos anteriors o la mateixa època de l'any passat? Si els ingressos han canviat, què va impulsar específicament l'augment o la disminució?
A continuació, aprofundeix en els marges i les despeses. Quins productes o serveis generen més beneficis, no només més vendes? Els costos augmenten més ràpidament que els ingressos i, si és així, on i per què? Pregunta't si les despeses estan alineades amb els objectius de creixement: inverteixes en àrees que donen suport als ingressos o portes costos que ja no aporten valor?
Finalment, utilitzeu el compte de resultats per prendre decisions de futur. Quins ajustaments de preus, despesa o estratègia podrien millorar la rendibilitat en el proper període?
Fer aquestes preguntes regularment converteix el compte de resultats d'un informe en una eina de creixement, cosa que porta a decisions intencionades i informades en lloc de reaccionar després que sorgeixin problemes.
Quina diferència hi ha entre el benefici en efectiu i el benefici real?
La diferència entre el benefici en efectiu i el benefici real rau en quan es compten els diners.
El benefici en efectiu té en compte els diners que realment van entrar i sortir de l'empresa durant un període determinat. Mostra si teniu prou diners en efectiu per pagar factures, empleats o proveïdors ara mateix. Tanmateix, pot excloure els diners que heu guanyat però que encara no s'han pagat, o les factures que deveu però que encara no heu pagat.
El benefici real mostra el rendiment real de l'empresa durant aquest període. Comptabilitza els ingressos quan es generen i les despeses quan es produeixen, fins i tot si els diners encara no s'han mogut. Això dóna una imatge més clara de si l'empresa realment està generant diners.
En termes senzills, el benefici en efectiu us indica si podeu pagar les factures d'avui, mentre que el benefici real us indica si el vostre negoci és saludable en general.
Per què pots tenir diners al banc però tot i així mostrar pèrdues?
Revisa el teu saldo bancari i el teu compte de pèrdues i guanys junts. És habitual que una empresa tingui diners en efectiu al banc fins i tot quan el compte de pèrdues i guanys mostra una pèrdua, i la raó normalment es redueix a la diferència entre el flux de caixa i la comptabilitat de meritació, que és un mètode que reconeix quan i on es gasten i es guanyen els diners a mesura que succeeixen, independentment de quan es produeixin les transaccions en efectiu.
Per exemple, si vau rebre diners en efectiu el mes passat per un projecte però vau pagar i registrar les despeses relacionades amb aquest projecte aquest mes, el vostre compte de pèrdues i guanys podria mostrar una pèrdua tot i que els diners en efectiu estiguin al banc. De la mateixa manera, és possible que hàgiu demanat un préstec o injectat fons personals, cosa que augmenta el vostre saldo bancari però no compta com a ingrés al compte de pèrdues i guanys.
Aquesta situació posa de manifest la importància de fer un seguiment tant del flux de caixa com de la rendibilitat. L'efectiu al banc mostra la vostra capacitat per pagar factures a curt termini, mentre que el compte de pèrdues i guanys mostra si les operacions de la vostra empresa realment generen beneficis al llarg del temps. Ambdues perspectives són necessàries per prendre decisions financeres informades.
Quins són els errors més comuns que cometen els empresaris en revisar els comptes de pèrdues i guanys?
Els errors comuns que cometen els empresaris en revisar els comptes de pèrdues i guanys sovint provenen de llegir malament les xifres o de centrar-se en les àrees equivocades. Un error freqüent és mirar només el resultat final (el benefici net) sense analitzar els detalls que hi ha al darrere. Un benefici net positiu pot amagar la disminució dels ingressos en productes clau, l'augment dels costos o ingressos puntuals irregulars que no són sostenibles.
Un altre error és ignorar les tendències al llarg del temps. Revisar un sol mes de forma aïllada pot ser enganyós, sobretot per a negocis estacionals. Sense comparar períodes, és fàcil malinterpretar les fluctuacions temporals com a problemes de rendiment a llarg termini. De la mateixa manera, els propietaris de vegades no aconsegueixen... despeses personals i empresarials separades, cosa que pot distorsionar la veritable rendibilitat del negoci.
Finalment, alguns propietaris tracten el compte de resultats com un informe estàtic en lloc d'una eina de presa de decisions. Poden detectar problemes però no fer les preguntes necessàries per entendre per què les despeses són elevades o per què els ingressos disminueixen, o poden endarrerir la presa de mesures fins que els problemes esdevinguin urgents. Per al creixement i una gestió financera eficaç, és important revisar el compte de resultats de manera crítica, regular i amb context.
Estic sol·licitant un préstec, quan vol el meu prestador veure un compte de pèrdues i guanys? Què busca?
Els prestadors solen voler veure el vostre compte de resultats en diversos punts clau de la relació de préstec. Normalment es requereix durant el procés de sol·licitud de préstec per avaluar el rendiment històric de l'empresa i, de nou, durant les revisions anuals, les renovacions o les sol·licituds de crèdit addicional. Alguns prestadors també poden demanar comptes de resultats actualitzats o anuals fins a la data si l'empresa experimenta un canvi important o mostra signes de dificultats financeres.
Quan revisen un compte de pèrdues i guanys, els prestadors busquen una rendibilitat consistent i suficient per donar suport al reemborsament del préstec. Els prestadors presten molta atenció als marges, a la compensació del propietari i a si els guanys són suficients per cobrir els pagaments del deute i els costos operatius normals.
Un compte de resultats clar i ben preparat genera confiança que l'empresa té consciència financera, és estable i capaç de complir amb les seves obligacions.
Quins recursos té el Centre per als propietaris de petites empreses?
L' Centre d'Afers Rurals Centre Empresarial de Dones ofereix serveis gratuïts a tots els habitants de Nebraska per ajudar els emprenedors i els propietaris de petites empreses a iniciar i fer créixer negocis d'èxit. Els fons de la Small Business Administration i donants privats ens permeten treballar en comunitats de tot l'estat.
Necessiteu ajuda per configurar els vostres sistemes financers o crear un pla que s'adapti al vostre negoci? Som aquí per ajudar-vos a construir una base sòlida amb formació i recursos per a petites empreses.
Rhea Landholm i Jessie Eby han contribuït a aquesta història.
